波線を無視していませんか？

Microsoft Word2007(以下Word)には、以前のバージョンも含め、ミスを指摘してくれる機能があります。それが赤や緑の波線です。波線部分を右クリックすると、メニューが開きます。理由や修正候補が示されるので、それを選択すれば修正できます(図表1)。
これはWordの「自動文章校正機能」ですが、この機能を知らずに、波線をうっとうしく思い、無視している方が多いのです。これからはぜひ有効活用して、ミスを減らしてください。
赤の波線はスペルミスや入力ミスの可能性を、緑の波線は「表記のゆれ」や文法的におかしい部分を、それぞれ指摘しています。
「表記のゆれ」とは、同じ言葉なのに、書き方がバラバラな場合をいいます。例えば図表1では「バーコードリーダ」「バーコードリーダー」が該当します。最後に音引き「ー」があるかどうかという違いです。

図表1 句点が2つ続いた箇所に赤い波線が引かれた(赤丸囲み)。そこを右クリックして表示されたショートカットメニューから「句読点の連続」をクリックすれば(赤四角囲み)、修正できる。

うっかりさんは、厳しめにチェック

Wordでは、どのような項目をチェック対象にするかを設定できます。
左上の「Office」ボタンから、「Wordのオプション」ボタンをクリックします。表示されたダイアログボックスで、左側の「文章校正」を選択します。
具体的なチェック項目は「文書のスタイル」で設定します(図表2)。「通常の文」から「ユーザー設定1」を選びます。例えば「ユーザー設定1」は社内報告書向けに、「〃2」は客先への提案書向けに、という具合で設定しておけば良いでしょう。v 次に「設定」ボタンをクリックし、表示されたダイアログボックスで、チェック項目を設定します(図表3)。お勧めは「厳しめ」のチェックです。つまり、チェックできるものはすべてチェックするようにします(図表4)。

図表2 「Wordのオプション」で「文章校正」設定画面。文書のスタイルを「通常の文」から「ユーザー設定1」に変更しようとしている所。

図表3 「文章校正の詳細設定」ダイアログボックスで、チェック項目を設定中

最後にまとめて校正

文書作成中に波線が出たら、片っ端から修正していくのも手ですが、文書ができあがった所で、まとめて校正をするのも効率面でお勧めです。
後者の場合、最初に表記の揺れをチェックします(図表5)。ダイアログボックスの一覧から修正したい表記を選択し、修正候補で選びます。同一用語の場合「すべて修正」ボタンをクリックすれば、一気に変更され、表記を統一できます。
次にカーソルを文頭に置いてから、リボン内の「スペルチェックと文章校正」をクリックします。すると、校正対象の文章が自動的に選択され、「文書校正」ダイアログボックス内に理由や修正候補が表示されます(図表6)。
あくまで機械的にピックアップされたものですから、実際に修正するかどうかは人間が判断し、指示します。修正の必要がない場合は「無視」ボタンをクリックします。修正候補の欄に理由しか書かれていない場合は、文章が入っている上側のボックス内で、直接、文字を修正後、「修正」ボタンをクリックします。
こうして文書の最後まで校正が進むと、「読みやすさの評価」ダイアログボックスが表示されます(図表7)。

こうすれば、他人の手を煩わせることなく、かつ、自分一人でチェックするよりも確実な校正ができます。これでもう「ミスの多い文書」から卒業できますね。

図表5 [1]上部のリボンから「校閲」タブを選択 [2]「文章校正」グループ内の「表記ゆれチェック」をクリック [3]ダイアログボックスで校正

図表6 「文章校正」ダイアログボックス。指摘された箇所をどのように修正するかは、自分で決める。

図表7 「読みやすさの評価」ダイアログボックス