フォルダやファイルの暗号化

図表2　ドライブのプロパティで、ファイルシステムを確認

暗号化した本人以外のユーザーでログインすると、ファイルの中身が見られなくなる機能があります。しかし、本人自身は暗号化を意識することなくファイルを使えます。
この暗号化機能を利用するには、NTFSというファイルシステムでフォーマットしていなければなりません。NTFSかどうかは、そのドライブのアイコンを右クリックし、メニューから「プロパティ」を選び、「全般」タブのファイルシステムで確認できます(図表2)。
ファイルシステムがFATでもNTFSに変換できます。「スタート」ボタン→すべてのプログラム→アクセサリ→コマンドプロンプトを選択します。黒いウィンドウが開くので、例えばCドライブを変換するなら「convert c: /fs:ntfs」と入力し、Enterキーを押せば、変換が始まります。
暗号化はファイル単位でもできますが、お勧めはフォルダ単位です。「マイ ドキュメント」フォルダのような文書ファイルが入っているフォルダ(図表3)を暗号化しましょう。
暗号化方法は次の通りです。

1. 該当フォルダを右クリックし、メニューから「プロパティ」を選択
2. ダイアログボックスの「全般」タブ内「詳細設定」をクリック(図表4)
3. サブフォルダがある場合は「属性変更の確認」が出るので、サブフォルダにも変更を適用する方を選択

「属性の適用中」という表示が消えれば暗号化は完了で、フォルダ名、ファイル名が他と異なる色で表示されます(図表5)。
特殊なファイルやプログラムファイルのあるフォルダやドライブを丸ごと暗号化すると、うまく動作しなくなるので、注意しましょう。
私は文書ファイルは全て別のドライブに保存するようにして、そのドライブ自体を暗号化しています。暗号化はUSBメモリや外付けハードディスクでも可能です。
これで万が一、盗難などに遭っても情報漏洩が防げます。また、社内の自分用PCでも、不在時に他人に覗かれる心配がなくなります。

図表3　ユーザーの個人ファイルが置かれている場所(フォルダの初期値)

データの内容	「ドライブ:\Documents and Settings\［ユーザー名］」フォルダ以下のパス
「マイ ドキュメント」フォルダ	\My Documents
Outlook Expressのメール・データ	\Local Settings\Application Data\Identities\{任意の英数字}\Microsoft\Outlook Express
Outlookのメール・データ	\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

図表4　フォルダに暗号化を設定

図表5　「11月」フォルダのみに暗号化を設定しているので、フォルダ名が緑色になっている

Office文書にパスワード付け

取引先などとメールの添付ファイルでやりとりする機会の多いWordやExcelの文書にはパスワードを付けましょう。
パスワード付けの操作がOffice2007から変更されています。

1. 左上のOfficeボタンをクリックして「名前を付けて保存」を選択
2. ダイアログボックスの「ツール」をクリックして「全般オプション」を選択
3. 新たに表示されたボックス内で、必要なパスワードを入力(図表6)
4. 「パスワードの確認」で③のパスワードを入力

重要な内容や個人情報の入ったファイルを取引先に送る場合にこうした措置を実施すれば、相手方から「セキュリティ意識の高い会社」というイメージで見てもらえる可能性大です。

図表6　Office2007文書にパスワードを付ける方法