こんなことができるWebカレンダー

• 仕事用、家庭用、組合活動用、トレーニング用など、用途に合わせたカレンダーの棲み分け
• 仲間や家族とのカレンダー共有
• 予定を忘れないためのお知らせ機能
• 忘年会などの通知と参加可否の管理

などです。

利用のための準備

今回は「Googleカレンダー」により、これらを実現しましょう。
利用には「Googleアカウント」が必要です。Webブラウザで「Googleカレンダー」のページにアクセスし(図表1)、「Googleアカウントを作成する」というリンクから無料のユーザ登録をします。
アカウント取得済みであればログインします。カレンダーサービスの初回利用時は追加情報を入力する画面になります。
いずれの場合もその後、カレンダー画面になります。右下の「マイカレンダー」に登録した名前が表示されます。
それでは「カレンダーの管理」をクリックしましょう(図表2[1])。ここで用途別カレンダーを用意しておきます。カレンダーごとに表示・非表示や他人との共有を設定できるので、ライフスタイルや相手に合わせた「棲み分け」が作成のポイントです。
まずは、自分の名前になっているカレンダー名を「仕事」という具合にわかりやすい用途名に変更し(図表2[2])、「保存」ボタンを押します。2つ目以降は「新しいカレンダーの作成」ボタンを押して作ります(図表2[3])。

図表1　Googleカレンダーを利用したことがない場合に、この画面になる。アカウントを持っている場合は右上に入力し、ない場合は右下をクリックして始めよう。

図表2　カレンダー設定。[2]はカレンダー名を変更した後。

携帯電話へ予定通知

図表3　通知方法の設定。自分に最もふさわしい通知方法を設定すれば、活用度が倍増するはず。

携帯電話でも利用するには「カレンダーの管理」の「モバイルの設定」を行います。その後設定したいカレンダーの右側▼ボタンをクリックし(図表3[1])、「通知」を選択後(図表3[2])、通常の通知方法を指定します。 私は外出や打ち合わせで自席を離れることが多いので、携帯電話へ予定の10分前に通知するようにしています(図表3[3])。これで「つい、うっかり」が激減しました。

クリックで予定を書き込み

図表4　予定の作成。

それでは予定を入れましょう。カレンダー上で書き込みたい日時の場所をクリックもしくはドラッグすると、記入用ボックスが表示されます。最低限、タイトルとカレンダー選択だけでOKです(図表4[1])。時間帯の変更や繰り返しの予定にしたい場合は「予定の詳細を編集」をクリックして入力します(図表4[2])。

図表5　予定が入った「週」表示のカレンダー。週以外に日単位、月間などワンクリックで表示変更できる。

予定はカレンダーごとに色分け表示されるので一目瞭然です(図表5)。色は各カレンダー右側の▼ボタンを押して変更できます(図表3)。また、左側のチェックマークをクリックするごとに表示・非表示を切り替えられます。

忘年会の出欠を簡単集計

この季節、特に幹事さんにうれしいのが招待メール機能です。忘年会などの予定を記入する際に、「ゲスト」欄へ通知したい人々のメールアドレスを記入し(図表6[1])、「保存」ボタンを押します(図表6[2])。すると「ゲストに招待状を送信しますか？」というメッセージが出るので、「送信」ボタンを押せば、一斉にメール配信されます(図表6[3])。

図表6　連絡したいメンバーのメールアドレスを入力するだけで、一斉通知される。

図表7　通知メールを受信。ワンクリックで返信できる。

図表8　返信内容がすぐにわかる。

受け取った側は、メール内の「はい」「いいえ」ボタンを押すだけで返信できるので(図表7)、互いにとても簡単です。
返信内容はリアルタイムで把握でき(図表8)、出欠確認に伴う事務作業の大幅な省力化と時間短縮が叶います。面倒な幹事役を自ら買って出て、株を上げるのもいいかもしれません。

仲間とはカレンダー共有で、スケジュール調整をスムーズに

Webカレンダーの大きな特長は社内・社外に関係なく、すぐに共有できることです。プロジェクトや青年会活動などに威力を発揮します。共有といっても、互いに予定を書き込めるパターン、予定のある日時だけが相手にわかるパターンなどがあり、相手によってそれを変えられます(図表9)。
共有したカレンダーも合わせて見ることができます(図表10)。電話やメールでいちいち尋ねる必要がないので、スピーディな調整が可能となります。

図表9　カレンダーごとに共有メンバーを設定できる。メンバーのかかわり具合により共有方法を個別設定できる。

図表10　3つ(3人)のカレンダーが共有され、自分のカレンダーと一緒に見られるようになった。三原さんと石田さんからは「閲覧権限(予定の時間枠のみ)」の権限で共有されているので、予定の中身はわからない。

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忙しい年末年始。Webカレンダーを武器に渡り歩けば、もうあなたは「忘れない人」「テキパキこなす人」になっているはずです。