手軽に「手書き風」を実現

図表1　DMハガキのできあがり例。一言メッセージに自分フォントと差し込み印刷を利用。

ここまで読んで「確かにそれはいいけど、時間が取れない」「ペンタコができそう」と思われた方もいるでしょう。 でも、わざわざ手書きをしなくても、パソコンとプリンタで似たようなことが手軽に実現できます。 今回はDMの一言メッセージを例に、「あなただけ」感を演出する方法を

• 自分フォント
• 名前データの差し込み

という2つの組み合わせでやってみます。できあがりは図表1のようになります。

DMのひな型と顧客名簿(住所録)を用意

最初に準備するのは、顧客名簿(住所録)ファイルです。あらかじめ「CSV形式」(区切り文字形式)のファイルに変換しておけば、ほとんどのソフトで使えるようになります。
そして、一言メッセージを入れるスペースを空けたDMのひな形です。すでにハガキに印刷されたものでも、ワープロ等で作成したファイル状態のものでも構いません。
今回は一言メッセージ部分を「Microsoft Word」(以下Word)で作ります。
メッセージを入れる位置を決め、その文章を入力します。名前が入る部分は、とりあえず「○○」と入れておきます。

手書き風文字は自分フォントで

図表2　「まるで手書き」パッケージ(商品紹介Webページ)

このメッセージを手書き風にします。それも自分の癖文字に似せるよう、「まるで手書き」(ソースネクスト;1,980円)というソフト(図表2)を活用します。 付属の200字原稿用紙に決められた文章を手書きし(図表3)、スキャナーで読み取ります。そして画面の指示にしたがって進めると、フォントが自動生成されます。ここまでは少し手間がかかりますが、一度作ってしまえば、使い回せます。 こうして出来上がった自分フォントを、手書きに見せたい部分のみに適用します。自分フォントも他のフォント同様、フォント一覧に表示されるので、選択するだけです(図表4)。

図表3　自分フォントを作るため、原稿に手書きする

図表4　「きよみ白州ペン自動」と名付けた自分フォントを、フォントリストから選択し、文字列に適用

個人名「○○様」は差し込み機能を利用

名簿ファイルを用いて、はがき作成ソフトやワープロソフトの「差し込み」と呼ばれる機能を利用します。これは、「○○様」の「○○」部分へ、名簿の名前部分を入れるように、と指定するだけで、自動的に各人の名前を入れ替えながら印刷してくれる、とても便利な機能です。
Wordの場合、「差し込み印刷」です。名前が入る「○○」部分を選択してから始めます。

1. 「ツール」メニューの「はがきと差し込み印刷」から「差し込み印刷」を選択
2. 「差し込み印刷」ウィンドウが開くので、文書の種類で「レター」を選択し「次へ」
3. ひな形の選択で「現在の文書を使用」を選択し「次へ」
4. 宛名の選択で「既存のリストを使用」を選択(図表5)
5. 「参照」から名簿ファイルを選択
6. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが開くので、中身を確認し「OK」をクリック(図表5)
7. 「次へ」でレターの作成の「差し込みフィールドの挿入」を選択(図表6)
8. ダイアログボックスのフィールドリストから名前(名字)のフィールドを選択し、「挿入」をクリック(図表6)
9. 「次へ」でレターのプレビュー表示に進み、差し込みフィールドに実際のデータが入るのを確認
10. 「次へ」で差し込み印刷の準備が完了

Word以外のソフトによっては、差し込み部分が「%%名前%%様」のように表示されますが、実際のデータ表示モードにすれば、印刷前に確認できます。

図表5　差し込みデータとなる名簿ファイルを選択

さらなるOne to Oneへの道

個人名だけの差し込みでも十分ですが、名簿に購入履歴や担当者などがあれば、本当に一人一人に向けたようなメッセージを作れます。差し込み機能は、工夫次第でバリエーションに富んだ活用が可能です。(図表6)
差し込み機能は工夫次第でバリエーションに飛んで活用が可能です。

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さあ、印刷しましょう。いかにも手書きで1枚1枚書いたように見えるはずです。
DMだけでなく、暑中見舞いや残暑見舞いでも、この方法を実践すると、相手の方との距離がぐっと縮まることでしょう。