マニュアル作成支援ソフトで簡単画像化

それでは、どのくらいか簡単かをご説明しましょう。
例えば、「インターネットエクスプローラーのスタートページを、自社のホームページに設定する」という操作マニュアルをMicrosoft OfficeのWord(ワード)で作成するとします。図表3で、マニュアル作成支援ソフトを使用しない場合と使用した場合の手順を比較しました。違いは一目瞭然です。
使用しない場合の手順では、操作ごとに画面撮りをしなければなりませんでしたが、支援ソフトを使うと、何か動きがある度、図表4のように画面がたくさん撮影され、さらに自動的に操作内容のコメントが振られます。

図表4　操作の度に操作画面が自動的に撮られている(使用ソフトは「Click! レコーダー」)

マニュアルの土台を自動生成

マニュアル作成支援ソフトのさらに便利なところは、撮った画像と操作コメントを、文書作成ソフトに出力する機能があることです。今回使用した「Click!レコーダー」だと、次の操作で出力できます。

1. メニューバーから「ファイル」をクリック
2. 「操作手順文書の保存」をクリック
3. 図表5の画面で「Word文書」を選択
4. 「保存」をクリック

図表6はワードに出力した様子ですが、操作に伴って解説が付いた状態でファイルができあがっています。
ちなみに、先ほど例に出した「スタートページの設定」を支援ソフトを使わずにやってみると、なんと30分もかかりました。ところが、マニュアル作成支援ソフトを使うと、なんと5分足らずで同質以上のものができあがりました。
操作画像撮り、操作部分の枠付け、解説文付け、などの単純作業の繰り返しが省略された快適さを考えると、10倍くらい作業が効率化できました。

図表5　「Click! レコーダー」だと、これだけでワードに出力できる

「Click! レコーダー」でワードに出力した画面の一覧

拡大画面。手順の解説コメントと、操作した部分が赤枠が自動的に付いている

画像でなくて動画にもできる

マニュアル作成ソフトには動画化機能が付いているものもあります。簡単な操作ならば、図解よりも動画にする方が楽にマニュアル化できます。(図表7参考）操作デモのようなものに仕上がりますので、まずは動画を見せた後に図解マニュアルを見せるという教育方法にすれば、一段と効果的でしょう。

図表7　DVDやビデオのように感覚的に操作できる動画マニュアルができた(使用ソフトは「Adobe Captivate」)

マニュアル作成＝将来への投資

社内で「これってどうやるんですか？」「この間も教えなかった？」という会話が目立つようなら、早急にマニュアルを作成しましょう。非生産的な会話の繰り返しがなくなる上に「まずは(マニュアルなどで)自分で調べる」という癖を付けさせることもできます。
マニュアルを作成する時には社内人件費はかかりますが、将来的な教育コストは確実に低下しますし、社内のITスキルは着実に上がっていくでしょう。
インターネット、メール、社内システムの使い方、など今やパソコンを使って行う業務は多岐に渡っています。業務に関連するものをピックアップし、是非ともマニュアルを作成してみましょう。