無料テンプレートを積極活用

しかし、これらの文書を一から作るのは大変です。
幸いなことに、WordやExcelなどのOffice文書では、仕事にすぐに役立つテンプレートやクリップアートが多数、Webサイト上で無料提供されています。これらを活用しない手はありません。
テンプレートとは、ひな型やフォーマットという意味で、例えば「FAX送信表」「出張旅費申請書」のようなものがあります。テンプレートを元に自社向けに少し変更すれば、あっという間にきれいな文書が出来上がります。

図表1はマイクロソフトOfficeソフト用(以下、Officeソフト)の無料テンプレートやクリップアートのある主なWebサイトです。

「Microsoft Office Online」を使ってみよう

図表2　「Microsoft Office Online」内のテンプレートのトップページ。赤い囲み部分をクリックすれば、このページになる。

Officeソフトの「ヘルプ」メニューから「Microsoft Office Online」を選ぶと、ブラウザが自動的に開いて、このサイトのトップページが表示されます。ページ上方にある「クリップアート」や「テンプレート」をクリックしてお目当ての所に行きましょう(図表2)。
例えば、テンプレートで「計画」というカテゴリーを選ぶと、計画表や日程表などが一覧表示されます(図表3)。この中から「旅行計画書」をダウンロードし、テンプレートをほぼそのまま使って出来上がったのが、図表4です。内容さえ決まっていれば、あっという間に、見栄えの良いものが仕上がります。反対に内容が決まっていない場合は、テンプレートを見れば、どんな項目を詰めればよいかがわかります。
次は「Microsoft Office Online」の「クリップアート」を見ましょう。11万点もの作品があるので、直接キーワード検索するのが早道です。
先ほど作った旅行計画書にはオリーブ園の見学があるので、「オリーブ」をキーワードにしました。表示された一覧(図表5)から選んで文書にコピー＆ペーストして配置すれば、それらしい雰囲気が盛り上がります(図表6)。

図表3　「計画」カテゴリのテンプレートを一覧表示

図表4　「旅行計画書」のテンプレートを使って作ってみた

図表5　「オリーブ」をキーワードにクリップアートを検索。

図表6　図表eの赤枠で囲ったイラストを作成した「旅行計画書」に入れると、さらに旅行の雰囲気が盛り上がりました

OJTや業務改善に最適な「いただき君」

図表7　「OJT・部下育成チェックリスト」

無料素材サイトの一覧(図表1)に載せた「いただき君」は、単なる文書テンプレートではなく、OJTや業務改善など現場ですぐに使える内容が豊富です。特にチェックリストや診断シートは、新人教育などで積極的に活用できます。
例えば「OJT・部下育成チェックリスト」(図表7)をご覧ください。
中小企業の場合、人手が限られるので、チェックシート一つ作るのでさえ、大変です。まずは既存のものをそのまま利用し、使ってみた上で改良したい部分があれば、手直しをかける、という手順で進めてみましょう。

「無料」といえども、それはノウハウの結晶に他なりません。資源の少ない中小企業だからこそ、ぜひ他人のノウハウを有効活用したいものです。