知りたい時にすぐわかるを実践できるグループウェアソフト

それを解決するのが、グループウェアと呼ばれるソフトです。スケジュールなどをパソコンやケータイからいつでも確認したり、新たに設定したりできます。他人のスケジュールでも、すぐにわかるのがミソです(図1)。

図1 全員のスケジュールが一覧できる(使用ソフトは「サイボウズOffice」)

図2 打合せ中に決まったことは即入力。 次回ミーティングの予定を入力中の画面。

当社では打合せ時、スケジュールなどを決めたら、その場で即座に入力できるよう、会議室にもパソコンを置いています(図2)。

外部のお客様はそれを見て安心しますし、「便利そうなので、私たちも導入したい」と言う方が多いのです。
グループウェアには、

スケジュール(予定表)

• 会議室などの予約


• 掲示板


• 勤務表


• アドレス帳


• 文書管理

など、たくさんの機能が付いていますが、わざわざ人に尋ねなくても「見ればわかる」を実現する、スケジュール機能を中心に利用すればよいでしょう。

多機能より、すぐに簡単に使えるものを選ぶ

グループウェア利用時の一番のポイントは「全員が使ってくれるか」です。全員のスケジュールが常にきちんと入力されていなければ、全く意味がありません。そこに書かれた情報を信頼できなければ、結局「使えない」と判断され、すぐに使われなくなってしまうからです。
そうならないためには、だれもがすぐに簡単に使えるものを選ぶことが何よりも重要となります。

ASPサービスで負担を少なく

ASPサービスとは、インターネット上に自社専用のサービス(今回の話ではグループウェア)スペースを用意してくれるもので、金額的にも人員的にも負担の少ないのが特徴です(図3)。

図3 ASPサービスの一つ「ビジネスgoo」のデモ画面

特に小規模な企業・組織にとって、うまく活用すれば、メリットは大きいでしょう。 サービスの種類にもよりますが、月額の利用料は数千円程度のものが多いようです(表1)。 ケータイなどモバイルからのアクセスにも対応しているものがほとんどで、また、セキュリティ面もプロバイダ側で対応してくれるので一応、安心です。

表1 主なグループウェアのASPサービス

名称	運営会社	月額費用 (税込)	初期費用 (税込)	ケータイからの利用	備考
ビジネスgoo	エヌ・ティ・ティレゾナント	3,150円 (10ユーザ)	なし	○	オプションで他企業や外部メンバーとスケジュール共有可能
J-MOTTOグループウェア	ジェービーピー	3,150円 (20ユーザ)	なし	○	グループウェアソフト「desknet's」のASP版
サイボウズOffice6 for ASP	サイボウズのパートナー企業(数社)	(備考参照)	(備考参照)	○	費用等は提供企業によって異なる
Intranets PRO	イントラネッツ	5,040円 (ユーザ 無制限)	5,040円	○	オプションでPalmやOutlookとデータ同期可能
Web de Stage Plus	大塚商会	3,150円 (10ユーザ)	10,500円	○	オプションでCAD図面等を専用ソフト無しで閲覧・印刷・編集できる図面ビューワ機能

無料試用期間は導入調査期間

無料試用期間を設けている場合も多いのですが、あくまでもその期間は「導入調査期間」と割り切ります。つまり、全員で利用するのではなく、2～3人のみで使い、実際に会社に導入できそうかどうかの見極めとします。
なぜならば、いきなり全員で使い始めたものの、使いにくいという評判が立った時、次のものにすぐには乗り換えられないからです。スケジュールの再入力など、多くの作業を強いることになり、簡単には運びません。そのためにも、事前の調査により「これなら行けそう」という感触を得ることが大切です。そうしたら、自信を持ってみんなに勧められます。

全員のスケジュールがきちんと入るコツ

全員がスケジュールをきちんと入力するには、「スケジュールが入っていない時間帯は、他人から別のスケジュールを事前連絡なしに入れることができる」というような決まりを作っておくといいでしょう。入力を怠ったために、自身が不利益を被ることになれば、次回からはきちんと入力するようになります。それでも難しい場合は、事務担当者が一部の入力作業を代行するようにします。いわゆる秘書の役割です。これでほぼ解決するでしょう。

スケジュール管理をきちんとするだけで、報告・連絡の手間が相当解消されます。そして、そこで空いた時間と気持ちを有効に活用しましょう。