ビジュアルで共感を呼ぶ文書に

「身なりは大切」と教えられますが、それによって相手に与えるイメージが大きく変わるからです。文章でも同じことがいえます。ただ文字が並んでいるだけの仏頂面な文面よりも、イラストがあったり、レイアウトが整っていた方が、何倍もわかりやすくなることがあります。特に提案書やお知らせの類は、ぱっと見た目でわかってもらったり、雰囲気を伝えられることが、何よりも大切です。
実際に比べましょう(図1)。左側は文字だけですが、右側には、秋と懇親会のイメージを出すイラストを2つ付け、タイトル文字のフォントと大きさを変更しました。たったこれだけでも、ずいぶんと雰囲気が変わります。

文字だけ		イラストは2つとも「プリントアウトファクトリー」の無料素材。
図1　秋の親睦会をお知らせする文書。文面は同じ。

「Office Online」を活用しよう

まずは本家本元マイクロソフトの「Office Online」を覗きましょう。マイクロソフトOffice用のレイアウト済みの各種テンプレートやクリップアートをダウンロードできます(図2、3)。
立ち寄ったついでにソフトのアップデート情報もチェックしておくといいでしょう。

図2 マイクロソフトの「Office Online」 　　　テンプレート集の目次ページ

図3 クリップアートの一部。 「コンピュータ」「会社員」「ゴルフ」 などのキーワードから検索できる。

無料素材サイトを探索

今や無料素材サイトは数多くありますが、ビジネス用途に使えるものが多いところでは、リコーの「プリントアウトファクトリー」がお勧めです。クリップアートは10万点以上で、Excelのテンプレート、高解像度写真素材も充実しています。特筆すべきはPowerPoint素材です。見ているだけでもヒントになりそうなチャート素材、パーツ素材が豊富にそろっています(図4、5)。

図4 「プリントアウトファクトリー」内の 「PowerPoint Factory」

図5 「PowerPoint Factory」(図4)内の チャート素材を利用して作成見栄えのするスライドが短時間で出来上がって満足。 なお、背景等はOffice付属の「デザインテンプレート」を使用。

また、建築業向けテンプレートもあり、この業界の方は必見です(図6)。
小売・飲食・サービス・学校・公共の方には、エプソン販売の「Wordテンプレートダウンロードサービス」がいいでしょう。ポスター、チラシ、POPとしてすぐに使えそうなものがあります。業種に関係なく使える、禁止や案内の貼り紙もあり、このままプリントアウトして使えるので、総務部の方には重宝するでしょう(図7)。年末年始の挨拶・告知ポスターも社名と休暇日のみを書き換えるだけで使えます。

図6 リフォームちらしのテンプレートを使って、文言のみを変更。あっという間にチラシが完成だ。

図7 「MyEPSON」内の「お役立ちツール 禁止サイン」。このままプリントアウトして貼り紙できる。

これらを含め、主な素材集サイトを表にまとめました(表)。無料でもユーザ登録は多くの所で必要です。

(表)ビジネス向けクリップアート・写真、Officeソフト向け素材集サイト

有料/無料	サイト名(サービス名)	素材		提供元(サイト運営者)	特徴
		Officeテンプレート	クリップアート、写真
無	Office Online	○	○	マイクロソフト	テンプレート等各社からの提供もあり
無	プリントアウト ファクトリー	○	○	リコー	素材数が多い
無	Wordテンプレート ダウンロードサービス	○	－	エプソン販売	リンク先は「MyEPSON」トップ
無	無料書式フォーマット いただき君	○	－	アーバンプロデュース	「仕入先管理表」「面接評定票」など
無	BB-WAVE.com	○	○	NEC	完全にビジネス向きのデザイン
無・有	テンプレートBANK	○	○	TB	一部有料
有	満タンWEB	○	○	デザインエクスチェンジ	素材集「具満タン」シリーズのWeb版。1点買いと、期間会員での使い放題とがある。
有	ArtTodayJapan	－	○	エイチツー ソフト	260万点のクリップアート等。期間会員で使い放題。素材検索のみは無料でできる。

頻繁に利用するなら有料素材も

頻繁に利用する場合や、特定の業種・部門がある場合は、市販のOffice向けテンプレート集や素材集を購入する方が、検索にかかったり選ぶ時間を考慮すると、トータル的にコスト削減になるかもしれません。

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見やすい・わかりやすい文書にすることが、ビジュアル化の目的です。それを履き違えると自己満足のゴタゴタ装飾になりかねません。少ない手間でスマートな「彩り」を目指しましょう。